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Checklist: Fechamento de Payroll sem estresse

• Verificação de Admissões: Garanta que todos os novos colaboradores contratados no mês tenham seus dados cadastrais completos, contratos assinados e informações para o eSocial (como cargo, salário e horário) devidamente inseridas no sistema e transmitidas dentro do prazo legal (até um dia antes do início das atividades).
• Gestão de Rescisões: Certifique-se de que todas as rescisões contratuais (pedidos de demissão, demissões sem justa causa, términos de contrato) foram processadas corretamente, com os tipos de movimentação registrados e os cálculos conferidos. Isso evita a inclusão indevida de ex-funcionários na folha do mês.
• Atualização de Afastamentos e Retornos: Monitore afastamentos (doença, acidentes, licença-maternidade) e retornos. O registro correto é vital para o cálculo do salário-maternidade, auxílio-doença e para evitar pagamentos indevidos ou faltas.
• Alterações de Dados: Mantenha um canal de comunicação aberto com os funcionários para coletar e processar rapidamente quaisquer alterações de dados pessoais ou contratuais, como mudança de endereço, estado civil, número de dependentes para fins de Imposto de Renda e salário-família.

• Gestão de Ponto Eletrônico: Mantenha um controle rígido da folha de ponto (cartão de ponto, sistema eletrônico, etc.) durante todo o mês. Acompanhe as horas trabalhadas, horas extras, faltas justificadas e injustificadas, atrasos e saídas antecipadas.
• Validação de Informações: Antes da data de corte para o fechamento, valide as marcações de ponto com os gestores de cada área. Garanta que todas as exceções (atestados médicos, licenças, etc.) estejam documentadas e inseridas no sistema.
• Banco de Horas e Compensações: Calcule e registre os saldos de banco de horas, garantindo que as regras de compensação estejam sendo seguidas conforme a legislação ou acordos sindicais.

• Prêmios e Comissões: Insira no sistema quaisquer valores variáveis a serem pagos no mês, como prêmios por desempenho, comissões de vendas, gratificações, entre outros.
• Benefícios e Descontos: Confirme se todos os benefícios (assistência médica, odontológica, vale-transporte, vale-alimentação, seguro de vida) estão lançados corretamente, tanto os proventos quanto os descontos de participação dos colaboradores.
• Pensão Alimentícia e Outros Descontos Legais: Verifique se as ordens judiciais de pensão alimentícia estão atualizadas e com os percentuais ou valores corretos.
• Provisões e Médias: Calcule médias de adicionais (como horas extras e noturno) que servirão de base para férias e 13º salário, se aplicável, e garanta que as provisões contábeis estejam sendo geradas corretamente.

• Geração do Pré-cálculo: Execute o processamento inicial da folha de pagamento no software de gestão, gerando um pré-relatório ou holerite de conferência.
• Cálculo de Encargos: Calcule os valores referentes ao INSS (parte do colaborador e parte patronal), FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e outras contribuições sindicais ou assistenciais.

• Conferência Analítica da Folha: Compare o relatório analítico da folha com os dados de entrada (ponto, variáveis, benefícios). Revise item por item:
  • Líquidos Zerados: Verifique se não há valores líquidos de salário zerados ou negativos, o que pode indicar erros de cálculo ou descontos excessivos.
  • Bases de Impostos: Confirme se as bases de cálculo para INSS, IRRF e FGTS estão corretas e de acordo com a legislação vigente.
  • Pensão Alimentícia: Garanta que os valores de pensão foram descontados corretamente e direcionados aos beneficiários certos.
  • Proventos e Descontos: Verifique se todos os proventos e descontos variáveis lançados na Fase 1 estão presentes e com os valores corretos.
• Amostragem de Holerites: Realize uma conferência por amostragem. Selecione alguns holerites de diferentes perfis (salário fixo, comissões, afastados, etc.) e refaça os cálculos manualmente para garantir que o sistema esteja operando corretamente.
• Conferência de Guias e Impostos: Verifique se os valores das guias de impostos (DAE do eSocial, DARF Previdenciário, etc.) coincidem com os relatórios analíticos da folha. Divergências aqui são um grande indicador de erro no processo.

• Geração e Transmissão de Arquivos: Após a conferência e aprovação, gere os arquivos necessários (ex: S-1200, S-1210 no eSocial) e transmita-os dentro do prazo (até o dia 15 do mês subsequente).
• Fechamento no eSocial: Realize o fechamento da folha no eSocial (S-1299), garantindo que esteja "fechada com sucesso" antes de prosseguir.
• Integração Contábil: Prepare e envie o arquivo de integração contábil para o setor financeiro/contabilidade.

• Geração do Arquivo Bancário: Gere o arquivo de remessa bancária para o pagamento dos salários e verifique se o valor total corresponde ao líquido da folha.
• Agendamento dos Pagamentos: Agende o pagamento dos salários (até o 5º dia útil do mês subsequente) e das guias de impostos dentro dos respectivos vencimentos legais.
• Entrega de Holerites: Disponibilize os holerites (físicos ou digitais, via portal do colaborador) para os funcionários, preferencialmente antes ou no dia do pagamento.

• Arquivamento de Documentos: Arquive todos os documentos relacionados ao fechamento do mês de forma organizada e segura (relatórios analíticos, guias pagas, comprovantes de transmissão do eSocial, holerites assinados/eletrônicos), conforme exigido pela legislação trabalhista e fiscal.
• Gestão de Não Conformidades: Documente quaisquer não conformidades ou erros identificados durante o processo para que sejam corrigidos no mês seguinte e sirvam de aprendizado para a equipe, promovendo a melhoria contínua do processo.