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Como escrever um e-mail de convite para entrevista

Você encontrou um candidato que parece ótimo no papel e está ansioso para falar com ele pessoalmente. Mas sejamos honestos: definir e confirmar um horário para a entrevista pode ser como arrancar dentes, mesmo para os candidatos mais conscientes. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!

Modelos de e-mail podem tornar o processo de agendamento de entrevistas menos tedioso e mais conveniente para entrevistadores e entrevistados. Explicaremos como redigir um e-mail de agendamento de entrevista que contenha todos os detalhes relevantes e crie entusiasmo para a sua próxima conversa.

Por que usar e-mail para agendar uma entrevista?

Oferecer conveniência

A maioria dos profissionais está ocupada. Receber um telefonema, especialmente no meio do expediente, pode interromper outras atividades importantes. O e-mail é a plataforma preferida para agendar entrevistas por ser acessível e não invasivo. Dá ao candidato tempo para consultar sua agenda e responder em um horário conveniente.

Facilitar a automação

E-mails de agendamento de entrevistas são altamente propícios à automação. Com seu ATS ou um aplicativo de agendamento especializado, você pode sincronizar os calendários da sua equipe e agilizar o processo de encontrar um horário adequado para todas as partes. Isso reduz o número de mensagens trocadas e libera tempo para trabalhar em outras tarefas.

Crie um rastro de papel

O e-mail é ótimo para criar um registro permanente que todas as partes podem consultar. Em vez de confiar na memória ou em uma anotação rabiscada na agenda, o entrevistador ou candidato pode facilmente consultar a sequência de e-mails para confirmar a data, a hora e outros detalhes importantes da entrevista.

O que incluir em um e-mail de agendamento de entrevista

• Cargo e empresa. Deixe claro para qual cargo a entrevista se refere, já que os candidatos provavelmente já se candidataram a vários empregos. 
• Data e hora propostas. Oferecer alguns horários disponíveis para o candidato escolher aumenta as chances de você encontrar um horário adequado com apenas uma mensagem. 
• Nome do(s) entrevistador(es). Inclua o nome completo e o cargo de cada entrevistador que participará. 
• Objetivo da entrevista. Explique o objetivo desta entrevista, como, por exemplo, se é uma chamada de triagem para verificar qualificações básicas, uma entrevista inicial, uma entrevista final, etc.
• Local da entrevista. Se for falar pessoalmente, certifique-se de fornecer um endereço preciso. 
• Formato da entrevista. Especifique se será individual, em painel, em grupo ou virtual. 
• Duração da entrevista. Ajude o candidato a se preparar adequadamente, definindo um horário de início e término. 
• Outros detalhes úteis. Forneça outras informações relevantes que ajudem o candidato a comparecer à entrevista, como informações sobre estacionamento, opções de transporte público, o que levar, etc. 

Dicas para escrever um e-mail de convite para entrevista

1. Use uma linha de assunto direta

Este é um e-mail que você definitivamente não quer que os candidatos percam. Ajude a garantir que sua mensagem seja aberta usando um assunto que informe diretamente o conteúdo. Aqui estão duas opções:

Convite para entrevista – [cargo] na [empresa]

Disponibilidade para entrevistas

2. Mantenha a voz da sua marca

Os e-mails para agendamento de entrevistas podem ser curtos e informais ou mais longos e formais. A opção mais adequada para você depende da sua marca. Mantenha a consistência usando o mesmo estilo, tom e tom do restante dos seus materiais de recrutamento.

3. Expresse entusiasmo

Em muitos casos, este e-mail será a primeira interação do candidato com uma pessoa real na empresa. Aproveite ao máximo e crie entusiasmo expressando seu entusiasmo pela candidatura.

4. Incentive o envolvimento adicional

Este é um ótimo momento para ampliar o conhecimento do candidato sobre a sua proposta de valor como empregador. Ofereça oportunidades adicionais de interação com a sua marca, como um vídeo curto que mostre a cultura da sua empresa ou uma lista de verificação sobre como se preparar para uma entrevista de sucesso.

5. Faça um acompanhamento imediato

Assim que um candidato responder ao seu e-mail, não demore para prosseguir. Mantenha o processo de recrutamento em andamento e aumente suas chances de contratar a sua primeira opção, realizando a entrevista em tempo hábil. Se não receber uma resposta em um ou dois dias, envie outra mensagem para acompanhar.  Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais sobre como podemos ajudar você.

Modelo de e-mail para agendamento de entrevista nº 1 – Pós-inscrição

Assunto: Convite para entrevista – [cargo] na [nome da empresa]

Olá [nome do candidato],

Agradecemos por enviar sua candidatura para a vaga de [cargo] na [nome da empresa]. Após analisar seu currículo, acreditamos que suas qualificações podem torná-lo(a) um(a) candidato(a) ideal para a vaga. Gostaríamos de agendar uma entrevista para compartilhar detalhes da vaga e saber mais sobre sua experiência.

Por favor, revise os seguintes horários e informe-me se algum deles seria adequado para uma conversa de 30 minutos com [nome e cargo do entrevistador]. A entrevista será realizada em [nome e endereço do local].

[Data e hora da entrevista 1]

[Data e hora da entrevista 2]

[Data e hora da entrevista 3]

Se os horários acima não funcionarem para você, proponha algumas alternativas que sejam adequadas e partiremos daí.

Estamos ansiosos para falar com você!

Atenciosamente,

[Nome do remetente]

Modelo de e-mail para agendamento de entrevista nº 2 – Contato direto com o candidato

Assunto : [Cargo] oportunidade na [nome da empresa]

Olá [nome do candidato],

Espero que esta mensagem o encontre bem. Meu nome é [nome do remetente] e trabalho na [empresa]. Encontrei seu perfil no LinkedIn e suas qualificações me chamaram a atenção. Com base em suas habilidades em [área de competência] e histórico em [área de formação], acredito que você pode ser um forte candidato para uma vaga de [cargo] que temos em aberto. Você pode ter uma ideia da missão da nossa empresa assistindo a um vídeo de um minuto aqui [fornecer link].

Tem interesse em saber mais sobre esta oportunidade? Em caso afirmativo, avise-me quando estiver disponível para uma conversa de 20 minutos. O objetivo desta conversa é apresentar os requisitos da vaga, dar a você a oportunidade de falar sobre sua experiência profissional anterior e responder a quaisquer perguntas que você possa ter sobre a vaga.

Aqui estão alguns horários em que estarei disponível esta semana:

[Data e hora da entrevista 1]

[Data e hora da entrevista 2]

[Data e hora da entrevista 3]

Por favor, me avise se alguma dessas opções funciona ou se há outro horário que seria melhor para você.

Aguardo sua resposta.

Melhor,

[Nome do remetente]

Modelo de e-mail para agendamento de entrevista nº 3 – E-mail de confirmação

Assunto : Confirmação de entrevista para [data]

[Nome do candidato],

Agradecemos sua disponibilidade. Sua entrevista está agendada para [data] às [horário]. Aqui estão os detalhes importantes:

Entrevistador: [nome, cargo]

Local da entrevista: [local]

Formato da entrevista: [formato]

Duração da entrevista: [duração]

Por favor, traga [itens a serem trazidos] e esteja preparado para discutir [tópicos de discussão]. Você pode saber mais sobre nossa empresa e encontrar outras informações úteis para se preparar para sua entrevista aqui [fornecer link].

Se por algum motivo você não puder comparecer à entrevista ou precisar remarcá-la, ligue para mim diretamente no [número de telefone].

Estamos ansiosos para falar com você em breve.

[Nome do remetente]

Modelo de e-mail para agendamento de entrevista nº 4 – Acompanhamento

Assunto: Acompanhamento – convite para entrevista

Olá [nome do candidato],

Gostaria de dar continuidade ao meu e-mail anterior, convidando você para uma entrevista para a vaga [cargo] na [nome da empresa]. Você ainda tem interesse em ser considerado para a vaga?

Em caso afirmativo, por favor, informe-me sobre sua disponibilidade esta semana para uma entrevista de 45 minutos pelo Zoom. Esta será uma entrevista em painel com [entrevistador 1] e [entrevistador 2], que desejam saber mais sobre seus pontos fortes e qualificações. 

Aguardo sua resposta.

Melhor,

[Nome do remetente]

O e-mail para agendar uma entrevista de emprego é uma das primeiras interações diretas que um candidato terá com a sua empresa. Isso o torna uma oportunidade importante para definir um tom positivo, comunicar expectativas e gerar entusiasmo em relação à vaga. Ao enviar um e-mail amigável e profissional para solicitar uma entrevista, você manterá seu processo de contratação em andamento e contribuirá para uma experiência agradável para o candidato. Conheça a JPeF: Consultoria de recursos humanos e recrutamento e seleção e descubra nossas soluções personalizadas e inteligentes, pensadas em você.