Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho
Comunicação, comunicação, comunicação. Todos sabemos que é importante, mas habilidades de comunicação podem ser desafiadoras de desenvolver e implementar no trabalho. O aumento do trabalho remoto e híbrido também não facilitou as coisas. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!
No entanto, a comunicação eficaz no trabalho pode ser transformadora para indivíduos, equipes e empresas. Estamos aqui para mostrar por que a comunicação é importante no ambiente de trabalho e como começar a desenvolver suas habilidades de comunicação e as da sua equipe hoje mesmo.
Por que a comunicação eficaz é importante no local de trabalho?
A comunicação no ambiente de trabalho é importante porque aumenta o moral, o engajamento, a produtividade e a satisfação dos funcionários. A comunicação também é fundamental para uma melhor colaboração e cooperação em equipe. Em última análise, uma comunicação eficaz no ambiente de trabalho ajuda a gerar melhores resultados para indivíduos, equipes e organizações.
Indo um passo além, especificamente como gestor, desenvolver boas habilidades de comunicação traz profundos benefícios a curto e longo prazo para sua organização. Um comunicador eficaz é capaz de motivar sua equipe a produzir mais, com melhores resultados e menos mal-entendidos. E quem não quer menos mal-entendidos?
Todas essas coisas podem contribuir para o sucesso da empresa — e para o seu sucesso pessoal como líder.
7 tipos comuns de comunicação no local de trabalho
Nem toda comunicação no trabalho é igual. Todos nós já passamos pela experiência de assistir a uma reunião longa e chata pensando: "Isso deveria ter sido um e-mail".
Diferentes canais de comunicação são ideais para diferentes tipos de comunicação. Dependendo do tipo de informação transmitida, esses diferentes canais podem melhorar — ou prejudicar — a forma como ela é recebida. Um comunicador eficaz desenvolverá diferentes habilidades e ferramentas para corresponder ao tipo de comunicação necessária.
1. Comunicação de liderança
Líderes costumam comunicar suas equipes de forma unilateral. O objetivo pode ser informar ou atualizar, como um memorando sobre uma nova política da empresa ou uma mudança de direção. Líderes também costumam se comunicar para persuadir, encorajar e inspirar comprometimento. Eles costumam se comunicar mais por meio de histórias do que de dados.
2. Comunicação ascendente
Gerentes (e membros da equipe) frequentemente precisam se comunicar com seus próprios gerentes e com outros líderes que não estão em sua cadeia de comando direta. Isso pode assumir a forma de memorandos/e-mails, relatórios ou um espaço em uma reunião permanente. Independentemente do formato, esses tipos de comunicação devem ser considerados mais formais.
3. Atualizações
Por serem breves por natureza, as atualizações muitas vezes não chegam a ser um tipo de comunicação eficaz. Use um rastreador visual ou painel para acompanhar a carga e reserve seus comentários verbais ou escritos para chamar a atenção do público para o que é mais importante — normalmente, o que exige ação ou maior envolvimento da parte deles. Isso pode incluir surpresas, obstáculos e riscos potenciais, bem como vitórias.
4. Apresentações
Esses eventos formais de comunicação tendem a receber a maior parte da atenção, e por um bom motivo. Apresentações são ferramentas de comunicação normalmente voltadas para um público maior, com interesses mais elevados. Elas têm objetivos como informar, influenciar e persuadir.
5. Reuniões
Reuniões, sejam elas grandes ou pequenas, são uma parte essencial da estratégia de comunicação interna de um ambiente de trabalho . São também um dos tipos de comunicação menos compreendidos e mais utilizados. Reuniões eficazes criam sinergia entre as equipes e comunicam rapidamente informações que teriam alto potencial de serem mal interpretadas em outro formato (como e-mail). As melhores reuniões são altamente colaborativas e deixam os participantes energizados, e não esgotados.
6. Comunicações com o cliente
A comunicação com os clientes pode abranger toda a gama discutida acima, desde momentos pontuais até presenciais , virtuais, falados ou escritos, formais ou pontuais. Em geral, todas as considerações sobre a comunicação entre funcionários valem em dobro para os clientes. Seja criterioso e planeje suas mensagens para atender às necessidades do cliente, da maneira que ele preferir, e crie uma impressão positiva da empresa e do produto. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!
7. Interações informais
As comunicações informais incluem os e-mails e chats com os quais você se envolve o dia todo: fazendo solicitações, solicitando informações, respondendo a solicitações e dando ou recebendo suporte e orientação. Além de impulsionar o trabalho da organização, essas comunicações informais têm objetivos secundários: formar conexões sociais , construir cultura, estabelecer confiança e encontrar pontos em comum.
Os benefícios de uma boa comunicação no local de trabalho
Quando os funcionários estão diretamente envolvidos nos produtos e iniciativas do trabalho, isso ajuda a promover um senso de responsabilidade pelo futuro da empresa. Também os incentiva a trabalhar para melhorar aspectos como a lucratividade da empresa, a satisfação do cliente e a marca.
Vamos dar uma olhada em algumas maneiras pelas quais o desenvolvimento de suas habilidades de comunicação repercute em toda a sua organização — e impacta diretamente seus resultados financeiros.
8 razões para trabalhar suas habilidades de comunicação
1. Melhor engajamento
Uma comunicação aprimorada resulta em maior engajamento dos funcionários , uma métrica essencial para a produtividade e o potencial de retenção. Ela reforça que seus funcionários são colaboradores essenciais e pessoas que a empresa valoriza por suas habilidades e experiências únicas. Em outras palavras, a contribuição deles — e o feedback — realmente fazem a diferença.
2. Aumento do moral
Membros de equipe com baixa satisfação no trabalho tiram mais tempo de folga, são menos produtivos no escritório e frequentemente impactam negativamente a produtividade dos demais funcionários quando estão presentes. No entanto, quando um funcionário entende o trabalho que precisa realizar e como ele se conecta ao sucesso geral da equipe, ele traz mais energia e orgulho para o seu trabalho.
3. Produtividade melhorada
Técnicas de comunicação aprimoradas ajudam os funcionários a compreender melhor suas funções, o que, por sua vez, os ajuda a desempenhar melhor as tarefas atribuídas. Essas técnicas podem economizar recursos e tempo, permitindo assim que mais trabalho seja realizado e reduzindo o estresse .
4. Redução da rotatividade
De representantes de suporte ao cliente a técnicos seniores, a experiência agrega valor aos clientes e à empresa. E nenhuma organização quer desperdiçar os altos custos de recrutamento e treinamento de bons funcionários, fazendo-os sair rapidamente. Como fator-chave para a satisfação e o engajamento dos funcionários, a comunicação agrega valor à organização, reduzindo a rotatividade de funcionários qualificados e experientes.
5. Maior lealdade
A longo prazo, manter os funcionários por muitos anos pode fortalecer a empresa e impactar os resultados financeiros. Muitos empregos exigem anos de experiência antes que um funcionário tenha expertise suficiente para impulsionar a inovação, resolver problemas críticos e liderar outras pessoas. A forma como um funcionário se sente em relação à empresa — com base em como ele se sente tratado e valorizado como indivíduo — impacta sua lealdade.
6. Melhor colaboração
A maioria das empresas hoje utiliza tecnologias que não exigem que os membros da equipe estejam na mesma sala, no mesmo prédio ou mesmo no mesmo país. Essa mudança apresenta novos desafios de comunicação, o que significa que os gerentes podem facilitar a colaboração ajudando os grupos a se comunicarem de forma eficaz com o uso das tecnologias mais recentes.
7. Menos conflitos no local de trabalho
Muitos conflitos se originam de falhas de comunicação . Uma comunicação deficiente pode criar relacionamentos negativos ou até mesmo ambientes de trabalho tóxicos ou hostis . Construir uma comunicação clara pode melhorar a cultura da empresa e evitar mal-entendidos entre gestores e funcionários . Isso inclui aprimorar e refinar estilos de comunicação que se concentram em ouvir os outros, ter empatia e considerar as diferenças individuais.
8. Maior motivação
Psicólogos descobriram que, a menos que as pessoas entendam o "porquê" de um conceito, elas terão menos probabilidade de entendê-lo ou lembrá-lo. O mesmo se aplica a muitos aspectos da vida profissional das pessoas. Como gestor, uma habilidade fundamental de comunicação é ouvir o "porquê" e dar continuidade com um "porquê". Essa abordagem ajudará você a motivar os funcionários.
8 maneiras de desenvolver habilidades de comunicação no trabalho
Agora que você entende a importância da boa comunicação no trabalho, precisa saber como desenvolver essas habilidades. Lembre-se: comunicação eficaz depende da escuta ativa — embora possa parecer contraintuitivo, uma abordagem que prioriza o ouvinte muitas vezes ajudará você a estruturar a transmissão da sua mensagem.
Aqui estão mais 8 dicas para desenvolver suas habilidades de comunicação .
1. Pense bem
Existem muitas estruturas de comunicação, mas se você quiser melhorar suas habilidades de comunicação, comece criando o hábito de pensar nessas 5 perguntas para qualquer comunicação que você criar:
Por que você está se comunicando?
Quem é o receptor, o público ou o participante?
Qual é sua meta ou objetivo?
O que você quer que o destinatário faça como resultado da comunicação?
Qual formato atingirá melhor seu objetivo?
Se você tiver dificuldade para responder a essas cinco perguntas, reserve um tempo adicional para refletir sobre como e por que está se comunicando. Depois, teste sua compreensão com colegas de trabalho ou seu gerente.
2. Dê tempo ao tempo
Planeje o que você quer dizer e revise sua comunicação para garantir que ela esteja realmente funcionando como você precisa. Para comunicações escritas, especialmente, isso significa: revisar, revisar, revisar. Lembre-se: uma ótima comunicação pode parecer fácil, mas raramente é.
3. Facilite
A comunicação no ambiente de trabalho quase sempre tem um objetivo maior. As pessoas estão ocupadas. Não as force a entender o que você está dizendo e o que precisa que elas façam. Declare seu objetivo e ponto principal desde o início de uma apresentação ou comunicação escrita para que seu público saiba aonde você quer chegar. Em seguida, preencha os detalhes.
4. Simplifique
Embora você não queira ser condescendente ou "simplista", nas comunicações profissionais cotidianas, tome cuidado para não forçar a outra parte a entender demais. Encontre uma frase clara e simples para resumir seu ponto de vista. Repita-a no início, no meio e no fim, e considere usar um recurso visual ou metáfora simples para tornar seu ponto claro e memorável.
5. Experimente e diversifique
Trabalhe no desenvolvimento de táticas diferentes para diferentes necessidades de comunicação. Concentre-se em experimentar um aspecto da sua comunicação de cada vez. Por exemplo, passe uma semana prestando atenção especial à forma como você estrutura as comunicações informais. Depois, passe uma semana experimentando estruturas diferentes para reuniões formais ou atualizações.
6. Pratique e reflita
Reflita cuidadosamente sobre o que funciona e o que não funciona nas suas comunicações diárias. Talvez um e-mail para o seu gerente não tenha corrido bem. Você consegue perceber como ele pode ter sido mal interpretado? O que você faria diferente na próxima vez? Da mesma forma, se uma conversa com um colega de trabalho não produziu os resultados esperados, tente identificar se você comunicou claramente o que precisava.
7. Considere o pacote completo
Considere gravar algumas interações para entender o que seu pacote completo está comunicando em suas interações diárias com a equipe. Você faz contato visual? Sua expressão facial é relaxada e confiante, ou tensa? Como está sua linguagem corporal? Você reserva tempo para perguntas e esclarecimentos?
8. Peça feedback
Peça a alguns colegas de confiança e ao seu gerente para avaliarem suas habilidades de comunicação. Comece pedindo que avaliem (ou seja, em uma escala de 1 a 10) sua comunicação escrita e falada separadamente. Em seguida, faça estas 3 perguntas:
O que devo começar a fazer para me comunicar melhor com você?
O que devo parar de fazer em minhas comunicações com você?
Em que área ou habilidade devo trabalhar para melhorar minha comunicação nesta organização?
Como melhorar a comunicação ao trabalhar remotamente
Comunicar-se bem é ainda mais importante para líderes e gestores durante o trabalho remoto . Fazer isso bem pode ajudar a construir confiança e conexão com sua equipe, além de evitar algumas das frustrações decorrentes da falta de comunicação.
Aqui estão algumas áreas a serem consideradas para melhorar a comunicação remota:
1. Esclareça as expectativas
Explique as expectativas antecipadamente e repita-as ao final da comunicação . Melhor ainda, peça à outra pessoa para reafirmar sua compreensão das suas expectativas.
2. Envolva-se no fluxo bidirecional
O trabalho remoto pode facilitar a desconexão e o desligamento dos funcionários. Seja consciente e criativo ao atribuir aos outros um papel na comunicação. Faça perguntas, use ferramentas de enquete e classificação e solicite respostas na forma de emojis, gifs ou descrições de uma palavra.
3. Lembre-se do poder do atendimento presencial
Muita coisa pode ser mal interpretada no espaço plano do texto sem pistas adicionais, como tom de voz e expressão facial. Não se comunique apenas por texto ou chat. Uma chamada de Zoom ou reunião presencial bem elaborada pode estabelecer uma melhor conexão e entendimento mútuo, dando aos outros a chance de revelar pontos de desalinhamento.
4. Foco na qualidade
As pessoas podem se sentir protetoras de seu tempo ao trabalhar remotamente, então certifique-se de que os eventos presenciais sejam bem planejados. Envie agendas, objetivos da reunião ou informações básicas com antecedência para ajudar as pessoas a se prepararem para conversas produtivas.
5. Crie um espaço informal
Assumir boas intenções e uma cultura de compartilhamento são fundamentais para uma comunicação eficaz no dia a dia no trabalho. Dito isso, são difíceis de construir e manter sem oportunidades de interação casual, como happy hours ou canais do Slack fora do trabalho .
6. Mostre que você se importa
Você não precisa gastar muito tempo conversando com as pessoas e perguntando sobre suas vidas pessoais. Mas, agora mais do que nunca, vale a pena lembrar que os destinatários das suas comunicações são pessoas reais, com seus próprios desafios, distrações, esperanças e medos. Antes de fazer uma videochamada ou enviar um e-mail, tente imaginar a pessoa do outro lado da linha.
Comece a se comunicar melhor hoje mesmo
Todos os anos, a comunicação está no topo da lista de habilidades requisitadas pelos empregadores. E há um motivo. A comunicação é o que garante que nossos relacionamentos profissionais e pessoais funcionem bem. É como demonstramos cuidado, catalisamos mudanças e realizamos tarefas. O coaching empresarial para sua equipe e para você pode ajudar a desenvolver essa habilidade.
Isso é motivo suficiente para aprimorar — e continuar aprimorando — essas habilidades importantes. Felizmente, todos nós podemos aprender a nos comunicar melhor.
Na JPeF Consultoria, nos esforçamos para alinhar os objetivos de negócios da sua empresa com as melhores estratégias de Aquisição de Talentos disponíveis. Se quiser saber mais sobre os serviços que oferecemos, não hesite em entrar em contato conosco.