Time to Contract" (TTC) | O processo de Time to Contract
O Que É "Time to Contract" (TTC) e Como Otimizá-lo
O Time to Contract (TTC), ou Tempo Até ao Contrato, é uma métrica crítica no universo da gestão de contratos e compras empresariais. Representa o período decorrido entre o momento em que um acordo comercial é alcançado e a assinatura formal do contrato que oficializa os termos e condições, permitindo que o negócio se torne operacional. Em essência, o TTC mede a eficiência e a agilidade do ciclo de vida da contratação de uma organização.
O processo de Time to Contract não se resume a uma simples contagem de dias. Envolve um conjunto complexo de atividades que incluem a negociação dos termos e condições, a revisão legal, a obtenção de aprovações internas e, finalmente, a execução do contrato através das assinaturas. A duração deste ciclo tem um impacto direto na capacidade da empresa de concretizar receitas, iniciar projetos e estabelecer relações comerciais de forma célere. Um TTC prolongado pode resultar na perda de oportunidades de negócio, atrasos no lançamento de produtos ou serviços e, em última análise, na insatisfação das partes interessadas.
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O Equilíbrio entre Velocidade e Qualidade
Embora a redução do TTC seja um objetivo comum, é fundamental reconhecer que a meta final não é apenas a velocidade, mas sim um contrato que seja "suficientemente bom, assinado suficientemente cedo e suficientemente barato" para satisfazer todas as partes. A busca incessante pela rapidez pode comprometer a qualidade do contrato, introduzindo riscos e ambiguidades que só se manifestarão quando o contrato estiver em operação.
A velocidade é uma característica visível e imediata do processo. O progresso (ou a falta dele) é aparente em tempo real, o que pode gerar pressão e frustração por parte dos stakeholders. Por outro lado, a qualidade é uma característica invisível no momento da assinatura, sendo representada pela ausência de problemas ou eventos adversos durante a vigência do contrato.
Para otimizar o TTC, as organizações devem focar-se em eliminar os estrangulamentos do processo sem sacrificar a diligência necessária. Entre em contato com a JP&F Consultoria de recursos humanos & Recrutamento e Seleção Talentos, podemos ajudá-lo a construir uma equipe de alta performance!
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Fatores Chave na Otimização do TTC
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Descrição
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Normalização de Contratos
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Utilização de modelos de contrato pré-aprovados e cláusulas padrão (playbooks) para acelerar a fase de negociação e revisão legal.
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Automação do Fluxo de Trabalho
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Implementação de um sistema de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato (CLM) para automatizar o encaminhamento de documentos para revisão e aprovação.
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Visibilidade e Transparência
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Fornecer aos stakeholders atualizações regulares sobre o estado do contrato, incluindo os fatores que influenciam o tempo e o progresso das etapas concluídas .
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Gestão de Expectativas
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Comunicar estimativas realistas para a data de finalização, condicionadas à evolução da negociação e à descoberta de novos fatores de influência.
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Um dos maiores desafios na gestão do TTC é a falta de visibilidade. As partes interessadas podem ficar alheias ao progresso, levando a interrupções constantes e a pedidos de atualização que, por sua vez, atrasam o processo. A solução passa por uma comunicação proativa e transparente, que deve incluir:
1.Lista de Fatores de Influência: Identificação e comunicação dos elementos que podem estender o prazo (ex: complexidade do contrato, número de páginas, necessidade de aprovações externas).
2.Estimativa de Conclusão: Uma data ou intervalo de datas provável para a assinatura final, com a ressalva de que está sujeita a alterações.
3.Registo de Auditoria: Um registo claro das etapas concluídas e do tempo despendido em cada uma, demonstrando o progresso.
Ao gerir ativamente o TTC, as empresas não só aceleram a concretização de negócios, mas também estabelecem uma base sólida para relações contratuais mais robustas e menos propensas a litígios futuros. A otimização do Time to Contract é, portanto, um imperativo estratégico que se traduz diretamente em eficiência operacional e vantagem competitiva. Na JPeF Consultoria, nos esforçamos para alinhar os objetivos de negócios da sua empresa com as melhores estratégias de Aquisição de Talentos disponíveis. Se quiser saber mais sobre os serviços que oferecemos, não hesite em entrar em contato conosco.de qualquer organização.