O que é Gestão Enxuta e Lean Management? benefícios
Não é surpresa para nós quantos novos conceitos estão surgindo no mundo dos negócios, os quais exigem que nos familiarizemos com abordagens e propostas inovadoras para otimizar as organizações. Hoje vamos falar sobre Gestão Lean. Eu digo que não devemos ficar surpresos porque novas tecnologias, regulamentações, etc. surgem todos os dias. e portanto devemos nos adaptar. Às vezes, não são conceitos novos, mas sim uma nova abordagem, um novo foco adaptado à realidade atual.
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É o caso do conceito “Lean” sobre o qual escrevo nesta ocasião. Embora haja muita informação na internet, ela é bastante fragmentada e focada no interesse de cada artigo, por isso tentarei oferecer os conceitos básicos necessários para ter uma visão ampla do conceito.
O que é Lean Management? Definição
O conceito Lean foi originalmente descrito no livro The Machine That Changed the World (1990) de James P. Womack , Daniel Roos e Daniel T. Jones . Nele, os autores discutiram o sistema de produção "Lean" da Toyota , que foi a base para seu sucesso subsequente. Mais tarde, esses mesmos autores escreveram um novo livro chamado “ Lean Thinking ” com o qual queriam resumir os princípios Lean.
Mas antes de prosseguirmos, vamos primeiro entender o que é "Lean".
De acordo com o Lean Enterprise Institute , Lean é uma maneira de pensar em criar o valor necessário com menos recursos e menos desperdício. É uma prática de experimentação contínua para atingir valor perfeito com desperdício zero. Em outras palavras, é uma metodologia de negócios que parte dos valores e necessidades do cliente e, em seguida, inova os processos da empresa para alcançar melhor qualidade do produto, melhor fluxo de atividades e menos tempo, esforço e custos. Toda empresa que aplica a filosofia “Lean”, pode-se dizer, faz “gestão Lean”.
Filosofia Lean
A filosofia Lean, também entendida como “Pensamento Lean”, nada mais é do que os fundamentos que sustentam a metodologia. Isso é importante porque nos permite entender a ideia por trás do processo, por que ele está sendo desenvolvido e qual é o objetivo final. Portanto, os dois pilares fundamentais da filosofia Lean são: melhoria contínua e respeito pelas pessoas.
Melhoria contínua : Isso significa simplesmente que cada membro da organização está ativamente tentando encontrar oportunidades e executar iniciativas que melhorem o trabalho. O que você define como "melhor" dependerá do setor ou indústria ao qual você pertence, mas se baseia neste pilar para melhorar a produtividade da equipe e a satisfação no trabalho.
Respeito pelas pessoas : o respeito pelos outros é a espinha dorsal de qualquer organização ou equipe bem-sucedida. Quando as pessoas conseguem ver umas às outras como indivíduos com objetivos, sonhos, necessidades, desejos e medos, elas conseguem praticar a verdadeira empatia. Em uma organização eficiente, respeitar as pessoas (trabalhadores, clientes, partes interessadas) significa dar a todos autonomia para fazer seu trabalho. Em outras palavras, significa que você tem confiança nas pessoas ao seu redor, o que aumenta o moral e a confiança mútua.
O objetivo final dessa filosofia ou maneira de pensar é melhorar os negócios, valorizar as pessoas e focar no valor do cliente.
Mas de onde surgiu a filosofia Lean?
De acordo com a Lean Way, a história é mais ou menos assim:
Em 1926, Sakichi Toyoda fundou a Toyoda Automatic Loom Works (que mais tarde se tornou Toyota quando começou a produzir automóveis). Em 1950, Eiji Toyoda, sobrinho de Sakichi, participou de uma visita de três meses à fábrica Rouge da Ford em Dearborn, Michigan. Na época, a fábrica de Dearborn era a maior e mais complexa unidade de produção da Ford. Ela produzia quase 8.000 carros por dia, enquanto a Toyota produzia apenas 2.500 carros por ano.
Depois de estudar o sistema de produção da Ford, Eiji Toyoda percebeu que o sistema de produção em massa empregado pela Ford não poderia ser usado pela Toyota. O mercado japonês era muito pequeno e diversificado para a produção em massa. As necessidades dos clientes variavam de carros compactos aos veículos mais luxuosos. O sistema de produção em massa da Ford se concentrava na quantidade de produção e não nas necessidades do cliente. A Toyota colaborou com Taiichi Ohno para desenvolver um novo meio de produção , concluindo que, ao dimensionar corretamente as máquinas para o volume real necessário e introduzir máquinas de automonitoramento, eles poderiam fabricar produtos mais rapidamente, a um custo menor, com maior qualidade e, mais importante, maior variedade. No final, seus experimentos levaram ao desenvolvimento de diversas ideias inovadoras que ficaram conhecidas como "Sistema Toyota de Produção". Esse sistema de produção foi o que Womack e Jones estudaram mais tarde e chamaram de “pensamento enxuto”.
Vantagens e benefícios da gestão enxuta
Vamos nos aprofundar um pouco mais na implementação dessa filosofia, entendendo suas vantagens, desvantagens e benefícios gerais. De acordo com a PlanetTogether, a única empresa de software de planejamento e programação avançada (APS) sediada nos Estados Unidos, as três principais vantagens da gestão Lean são:
Redução de custos : o que significa reduzir os custos operacionais e aumentar os lucros.
Melhorando a interação com o cliente: Para a gestão Lean, tudo começa com a perspectiva do cliente, suas preocupações e sua experiência com os produtos da empresa, eliminando assim práticas que resultam em desperdícios desnecessários.
Aumento da qualidade: O objetivo geral da gestão Lean é reduzir o número de defeitos e retrabalhos nos produtos, o que significa otimizar processos e focar na qualidade.
Essa filosofia também pode trazer algumas desvantagens, como:
Problemas de estoque: em uma operação enxuta, manter um estoque alto é considerado uma despesa operacional desnecessária e, embora isso faça sentido para muitas empresas, elas dependem, em última análise, de seus fornecedores para garantir que tenham os insumos necessários para a produção. Essa filosofia pode levar a problemas de estoque se não houver uma logística adequada para reabastecimento de estoque por meio de fornecedores.
Custos de implementação: como qualquer nova implementação, esta envolve um custo, especialmente se você nunca fez algo parecido antes. Se a empresa não estiver preparada para uma filosofia Lean, os custos provavelmente dispararão nos estágios iniciais.
Resistência à mudança : Sem dúvida, qualquer mudança pode encontrar resistência por parte de funcionários que não visualizam as vantagens e benefícios que obterão no futuro. Portanto, os líderes organizacionais devem encontrar os mecanismos necessários para superar a resistência à mudança que enfrentarão daqueles que pensam: "Por que mudar se sempre foi feito assim?"
Vamos nos concentrar em 8 grandes benefícios da filosofia Lean abaixo.
Controle de qualidade aprimorado
Em um esforço para aumentar a produtividade, toda empresa que implementa a filosofia Lean perceberá a necessidade de melhorar a qualidade, tornando-a uma de suas prioridades. Não há dúvidas de que várias coisas andarão de mãos dadas: qualidade, produtividade e menos desperdício.
Redução de resíduos
Uma gestão eficiente da produtividade por meio de um controle de qualidade sólido impactará o desperdício, minimizando-o e otimizando o impacto no meio ambiente e na comunidade onde a organização atua.
Aumento do moral da equipe
Não há dúvidas de que empresas que operam sob a gestão Lean têm maiores índices de satisfação dos funcionários. A razão para isso é a melhoria da confiança e da comunicação entre a gerência e a equipe. O moral melhorado da equipe não beneficia apenas os indivíduos, mas também aumenta a produtividade geral.
Maior eficiência
Este benefício é sem dúvida um dos mais notáveis na gestão Lean. É claro que os métodos de medição devem se adaptar à nova filosofia para garantir a avaliação correta da eficiência e eficácia dos processos.
Transparência na gestão
É muito importante que as partes interessadas saibam como cada projeto está progredindo, bem como quaisquer riscos associados. Com a gestão Lean, a transparência é maior, a comunicação melhora e a qualidade dos relatórios e dados melhora, resultando em maior visibilidade de cada etapa dos diferentes projetos.
Valor para o cliente
A gestão enxuta se concentra, antes de tudo, no feedback do cliente. Com o tempo, os clientes passam a conhecer os resultados de alta qualidade dos produtos da empresa, o que aumenta seus níveis de satisfação e impacta a reputação da organização.
Redução de custos
Embora já tenhamos mencionado isso como uma vantagem, vale ressaltar que, como benefício, isso também impacta a produtividade, pois todos os aspectos andam de mãos dadas: maior qualidade, menores custos, menor estoque, menos desperdício e maiores lucros.
Criando uma cultura de melhoria
Em geral, a filosofia Lean foca a empresa na melhoria contínua e não na manutenção. Essa nova forma de trabalhar significa que os funcionários estarão constantemente focados em melhorar processos, equipes e até mesmo produtos. Isso sem dúvida terá um impacto muito positivo em toda a organização.
Princípios da gestão Lean
Como apontamos no início, o conceito Lean nasceu de um estudo intensivo conduzido por James Womack e Dan Jones, que eles registraram em seu livro "Lean Thinking", em 1996. Nele, eles destacaram, em particular, os cinco princípios do pensamento Lean:
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Gerar valor (VALUE)
O princípio inicial é de grande importância e deve responder à pergunta: Quais atividades no fornecimento do meu produto ou serviço geram valor para o meu cliente? As necessidades do cliente devem ser refletidas em uma série de especificações, ou pelo menos em uma proposta de valor. No entanto, muitas vezes o cliente não sabe o que precisa e, por isso, não o expressa. Por isso, são utilizadas diversas técnicas e metodologias (entrevistas, pesquisas, web analytics, etc.) para decifrar essa necessidade, como os clientes esperam receber o produto e o preço que estão dispostos a pagar. A tarefa do fabricante é atender a todas essas necessidades de maneira consistente com o mínimo de muda (isso se refere a qualquer "desperdício" ou "obstáculo", aquilo que não fornece "valor agregado", que não está alinhado com o que o cliente está disposto a pagar)
Compreendendo a cadeia de valor (MAPA DO FLUXO DE VALOR)
O segundo princípio é identificar a cadeia de valor, ou melhor descrito: o mapa do fluxo de valor . Nesta etapa, o objetivo é usar o valor do cliente como referência e identificar todas as atividades que contribuem para ele. Desperdício é considerado aquelas atividades que não agregam valor ao cliente final. O desperdício pode ser dividido em duas categorias: sem valor agregado, mas necessário, e sem valor agregado e desnecessário. Este último é puro desperdício e deve ser eliminado, enquanto o primeiro deve ser reduzido o máximo possível. Ao reduzir e eliminar processos ou etapas desnecessárias, você pode garantir que os clientes obtenham exatamente o que desejam e, ao mesmo tempo, reduzir o custo de produção daquele produto ou serviço.
Crie o fluxo (FLOW)
Depois de eliminar o desperdício do mapa do fluxo de valor, o próximo passo é garantir que o fluxo das etapas restantes prossiga sem interrupções ou atrasos. Algumas estratégias para garantir que as atividades de valor agregado fluam sem problemas incluem: dividir etapas, reconfigurar etapas de produção, nivelar cargas de trabalho, criar departamentos multifuncionais e treinar funcionários para que sejam multiqualificados e adaptáveis.
Produção puxada (PULL)
Quando falamos em pull, estamos nos referindo à filosofia JIT (Just-in-time). Isso requer o desenvolvimento de processos flexíveis e robustos, trocas rápidas de produtos, fluxos de informações eficientes e operações padronizadas. O objetivo é reduzir os tempos de resposta, evitar a antecipação da demanda por meio de estoques caros e produzir somente quando o cliente precisar.
Buscando a perfeição (PERFEIÇÃO)
O desperdício é evitado ao atingir os quatro primeiros passos: 1) identificar valor, 2) mapear o fluxo de valor, 3) criar fluxo e 4) adotar um sistema pull . Entretanto, o quinto passo é o mais importante de todos. Ele torna o pensamento Lean e a melhoria contínua de processos parte da cultura organizacional. Cada funcionário deve buscar a perfeição ao entregar produtos com base nas necessidades do cliente. A empresa deve ser uma organização que aprende e deve sempre encontrar maneiras de melhorar um pouco a cada dia.
Como aplicar a gestão Lean em uma empresa
Implementar a filosofia Lean em uma empresa não será uma tarefa fácil, principalmente pelas mudanças que ela implica, pelos custos iniciais e pela nova mentalidade que deve ser estabelecida entre todos os funcionários. Como qualquer filosofia, há um componente de construção de cultura que requer paciência e tempo. No entanto, vale destacar três boas práticas para aplicar com sucesso a gestão Lean em uma empresa:
1. Defina objetivos claros
Primeiro, você precisa saber qual é seu objetivo final e comunicá-lo a todos os membros da sua equipe. O que você está tentando alcançar implementando o processo Lean na sua empresa? Trata-se de otimizar o fluxo de trabalho para obter entregas mais rápidas de produtos? Você está tentando aumentar a lucratividade geral do negócio como resultado? Ou talvez você queira garantir agilidade empresarial e organizacional?
Seja qual for o objetivo, é necessário defini-lo claramente. Dessa forma, você pode compartilhar um caminho para o sucesso, motivar as pessoas a fazerem a jornada com você e ajudá-las a remover quaisquer obstáculos que possam aparecer em seu caminho.
2. Estabeleça uma mentalidade Lean
É importante que você lidere a mudança, não a gerencie; E quando você tiver certeza de que isso foi feito, será necessário integrar a mentalidade Lean à sua equipe.
Lidar com o fator humano e envolver todos pode ser um grande desafio. Então, para começar, você precisa explicar aos membros da sua equipe o que é Lean e garantir que eles entendam seus benefícios não apenas de uma perspectiva organizacional, mas também de uma perspectiva pessoal. Lembre-se de que o processo Lean visa entregar valor superior ao cliente, eliminando desperdícios e cultivando um ambiente de liderança compartilhada , onde os membros da sua equipe recebem mais responsabilidade e se esforçam para obter melhorias contínuas. Quando seus colegas entenderem isso, eles estarão mais propensos a aceitar a mudança.
3. Comece com pequenos passos
Uma boa prática é começar com uma única equipe e depois espalhar as práticas Lean pelos departamentos, eventualmente transformando toda a empresa em uma organização Lean. Outra opção é formar um grupo piloto de membros de diferentes equipes para atuarem como agentes de mudança, selecionando apenas indivíduos entusiasmados e influentes.
Gestão enxuta em recursos humanos.
Não devemos focar a filosofia Lean somente na área de produção, pois ela sem dúvida se aplica a vários departamentos dentro de qualquer organização. Ampliando nossa perspectiva nesse sentido, podemos entender sua incorporação ao RH, onde esforços devem ser feitos para eliminar redundâncias e desperdícios em seus processos e proporcionar um atendimento interno de maior qualidade ao cliente.
Assim, ao implementar a filosofia Lean em RH, é possível operar os próprios serviços da forma mais eficiente possível, buscando a melhoria contínua dos processos. Mesmo que não gere um produto intangível, pode atender melhor às necessidades dos funcionários.
Por exemplo, conceitos enxutos podem ser aplicados às seguintes funções:
Recrutamento e contratação: você está seguindo o caminho mais direto para encontrar candidatos e recrutar novos funcionários?
Integração: A papelada e as atividades de orientação podem ser simplificadas para que os novos funcionários estejam prontos para começar imediatamente?
Remuneração e benefícios: Os funcionários estão bem informados sobre seus benefícios e as opções de aumentos salariais e bônus? Uma comunicação mais eficaz pode ajudar a esclarecer a questão do reconhecimento?
Gestão de desempenho: gerentes e funcionários precisam gastar muito tempo definindo metas, medindo progresso e avaliando desempenho? Podemos otimizar esse processo?
Embora o Lean tenha sido inicialmente considerado um conjunto de ferramentas e técnicas aplicáveis à área de produção, hoje ele é amplamente reconhecido como uma filosofia empresarial fundamental. Ela não está mais limitada a setores ou mesmo departamentos específicos dentro da organização. De fato, está comprovado que organizações que praticam Lean consistentemente em todas as áreas são mais inovadoras e competitivas, o que por sua vez permite que sejam mais lucrativas e sustentáveis.
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