10 Modelos de email para marcar entrevista de emprego

Por JP&F Consultoria

A comunicação eficaz é fundamental em todas as etapas de um processo seletivo, e o e-mail de agendamento de entrevista é, muitas vezes, o primeiro contato direto e pessoal entre a empresa e o candidato. A forma como essa mensagem é redigida pode definir o tom para o restante da interação e impactar diretamente a experiência do candidato. Um e-mail bem estruturado demonstra profissionalismo, organização e respeito pelo tempo do candidato, elementos cruciais para fortalecer a marca empregadora.

A JPeF Consultoria destaca a importância de uma comunicação transparente e empática em seus processos de recrutamento e seleção, e disponibiliza diversos recursos e modelos de e-mail para auxiliar profissionais de RH e candidatos. Neste guia detalhado, exploraremos 10 modelos de e-mail para marcar entrevistas de emprego, cobrindo diversas situações e cenários, garantindo uma comunicação clara e sem erros.

A Importância do E-mail de Agendamento de Entrevista

O e-mail de convite para entrevista não é apenas um meio de transmitir informações; ele é uma ferramenta estratégica de comunicação. Ele deve ser claro, conciso e conter todos os detalhes necessários para que o candidato possa se preparar e confirmar sua presença. Elementos universais garantem a eficácia da mensagem: um assunto claro, uma saudação personalizada, o nome da vaga e da empresa, detalhes logísticos (data, hora, local/link), o formato da entrevista, informações de contato para dúvidas e uma chamada para ação (CTA) clara.

A personalização é fundamental. Evite usar modelos genéricos sem adaptação, pois isso pode passar uma impressão de descaso ou falta de atenção aos detalhes. Um toque pessoal, como mencionar uma habilidade específica do candidato que chamou a atenção, pode fazer uma grande diferença na percepção dele sobre a empresa.

Para aprofundar seus conhecimentos em processos seletivos, confira o artigo da JPeF Consultoria sobre Roteiro de Entrevista: Passo a Passo.

10 Modelos de E-mail para Marcar Entrevista de Emprego

Abaixo, apresentamos 10 modelos de e-mail, adaptáveis a diferentes cenários, desde o primeiro contato formal até lembretes e reagendamentos.

Modelo 1: Convite Formal para Entrevista Presencial

Este é o modelo padrão, ideal para a maioria dos processos seletivos que exigem uma presença física.

Assunto: Convite para Entrevista: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Candidato],

Agradecemos o seu interesse na posição de [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]. Ficamos impressionados com o seu currículo e gostaríamos de convidá-lo(a) para uma entrevista presencial como parte do processo seletivo.

A entrevista está agendada para:

Data: [Data, ex: 25 de janeiro de 2026]
Hora: [Hora, ex: 10h00, com duração estimada de 45 minutos]
Local: [Endereço completo da empresa, ex: Rua das Flores, 123, Bairro, Cidade - CEP]
Ponto de Referência (opcional): [Ex: Próximo ao metrô X]

Você será entrevistado(a) por [Nome do Entrevistador/Entrevistadores] e [Cargo(s) do Entrevistador/Entrevistadores].

Por favor, confirme sua disponibilidade para este horário e data até [Data limite para confirmação]. Caso não possa comparecer no horário proposto, por favor, sugira três opções de horários alternativos que sejam convenientes para você.

Caso necessite de informações adicionais ou tenha alguma dúvida, não hesite em nos contatar por este e-mail ou pelo telefone [Telefone de contato].

Estamos ansiosos para conhecê-lo(a) melhor.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 2: Convite para Entrevista Virtual (Videoconferência)

Com o aumento do trabalho remoto, as entrevistas virtuais se tornaram comuns. Este modelo é adaptado para essa realidade.

Assunto: Convite para Entrevista Online: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Olá [Nome do Candidato],

Obrigado(a) por se candidatar à vaga de [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]. Sua experiência nos chamou a atenção e gostaríamos de convidá-lo(a) para uma entrevista por videoconferência.

Os detalhes da entrevista são:

Data: [Data]
Hora: [Hora, fuso horário se aplicável, ex: Horário de Brasília (BRT)]
Plataforma: [Nome da plataforma, ex: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams]
Link para a reunião: [Inserir o link direto para a sala de reunião]
Duração Estimada: [Ex: 30 minutos]

Você conversará com [Nome do Entrevistador] sobre a posição e suas qualificações.

Para garantir uma boa conexão, recomendamos que você esteja em um local silencioso e com uma boa conexão de internet.

Por favor, confirme se este horário funciona para você até [Data limite]. Se precisar reagendar, por favor, nos informe com antecedência.

Se tiver alguma dúvida, entre em contato.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 3: E-mail de Agendamento com Opções de Horário (Ferramenta de Agendamento)

Muitas empresas usam ferramentas de agendamento (como Calendly, Appointlet) para simplificar o processo. Este modelo direciona o candidato para essa ferramenta.

Assunto: Agende sua Entrevista: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Candidato],

Agradecemos por sua candidatura para a posição de [Nome do Cargo]. Gostaríamos de prosseguir com uma entrevista e, para sua comodidade, disponibilizamos nossa ferramenta de agendamento online.

Para escolher o melhor horário para nossa conversa, que ocorrerá via [Plataforma, ex: Google Meet], por favor, acesse o link abaixo:

[Link para a ferramenta de agendamento, ex: linkdagenda.com]

A entrevista terá duração de aproximadamente [Duração] minutos e será conduzida por [Nome do Entrevistador].

Pedimos que agende seu horário até [Data limite]. Após o agendamento, você receberá um e-mail de confirmação com todos os detalhes da reunião virtual.

Estamos ansiosos para conversar com você!

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 4: E-mail de Agendamento com Opções de Horário (Lista de Opções)

Caso não utilize uma ferramenta de agendamento, você pode oferecer opções diretamente no e-mail.

Assunto: Opções de Horário para Entrevista: [Nome do Cargo]

Corpo do E-mail:

Olá [Nome do Candidato],

Obrigado(a) por sua candidatura para a vaga de [Nome do Cargo]. Gostaríamos de convidá-lo(a) para a próxima etapa do processo seletivo, uma entrevista conosco.

Temos os seguintes horários disponíveis na próxima semana. Por favor, indique qual opção é mais conveniente para você:

[Data e Hora 1, ex: Segunda-feira, 26 de janeiro, às 9h00]
[Data e Hora 2, ex: Terça-feira, 27 de janeiro, às 14h00]
[Data e Hora 3, ex: Quarta-feira, 28 de janeiro, às 11h00]

A entrevista será realizada em [Local/Plataforma, ex: nosso escritório / via Zoom] e terá duração de aproximadamente [Duração] minutos.

Por favor, nos responda com a opção de sua preferência até amanhã, [Data], para que possamos confirmar o agendamento.

Se nenhuma dessas opções for viável, por favor, sugira outros três horários alternativos.

Aguardamos sua resposta,

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 5: E-mail de Lembrete de Entrevista Próxima

Enviar um lembrete no dia anterior ou no mesmo dia da entrevista é uma prática de etiqueta profissional que ajuda a reduzir faltas e atrasos.

Assunto: Lembrete de Entrevista: [Nome do Cargo] - Amanhã/[Hoje]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Candidato],

Este é um lembrete amigável sobre a entrevista agendada para a posição de [Nome do Cargo].

Data: [Data]
Hora: [Hora]
Local/Link: [Endereço ou Link da reunião]
Com quem você falará: [Nome do Entrevistador]

Estamos ansiosos para nossa conversa e para saber mais sobre sua experiência. Por favor, chegue com [Tempo, ex: 10 minutos] de antecedência se a entrevista for presencial, ou esteja online no horário marcado se for virtual.

Caso imprevistos ocorram e você não possa mais comparecer, pedimos a gentileza de nos avisar o quanto antes para que possamos reagendar.

Até breve,

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 6: E-mail para Reagendar Entrevista (Iniciativa da Empresa)

Às vezes, a empresa precisa reagendar. A transparência e o pedido de desculpas são essenciais neste caso.

Assunto: Reagendamento de Entrevista: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Olá [Nome do Candidato],

Lamentamos informar que, devido a [Breve e honesta justificativa, ex: um imprevisto de agenda com o entrevistador principal], precisaremos reagendar nossa entrevista marcada anteriormente para [Data e Hora original].

Pedimos desculpas pelo inconveniente e agradecemos sua compreensão.

Gostaríamos de propor as seguintes novas datas e horários. Por favor, indique qual opção é melhor para você:

[Nova Data e Hora 1]
[Nova Data e Hora 2]
[Nova Data e Hora 3]

Se preferir, você também pode utilizar nosso link de agendamento atualizado para escolher o melhor horário: [Link para ferramenta de agendamento].

A entrevista continuará sendo realizada em [Local/Plataforma] com [Nome do Entrevistador].

Agradecemos novamente sua flexibilidade e interesse contínuo na posição de [Nome do Cargo].

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Para entender mais sobre a importância da transparência em todas as etapas, consulte o artigo da JPeF Consultoria sobre Como Criar uma Ótima Experiência para o Candidato.

Modelo 7: E-mail para Reagendar Entrevista (Iniciativa do Candidato)

Quando o candidato solicita o reagendamento, a empresa deve responder de forma profissional e solícita.

Assunto: Confirmação de Reagendamento: Entrevista [Nome do Cargo]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Candidato],

Obrigado(a) por nos informar sobre a necessidade de reagendar sua entrevista para a posição de [Nome do Cargo]. Entendemos que imprevistos acontecem.

Confirmamos o novo agendamento para:

Data: [Nova Data]
Hora: [Nova Hora]
Local/Link: [Endereço ou Link da reunião]

Todos os outros detalhes permanecem os mesmos.

Se tiver mais alguma dúvida, por favor, entre em contato.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Modelo 8: E-mail Pós-Triagem Telefônica (Agendamento de Próxima Etapa)

Após uma triagem inicial por telefone, este e-mail formaliza o convite para a próxima fase.

Assunto: Próxima Etapa Processo Seletivo: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Olá [Nome do Candidato],

Gostaria de agradecer pelo nosso telefonema hoje/ontem. Foi ótimo conversar com você e saber mais sobre suas qualificações para a vaga de [Nome do Cargo].

Ficamos satisfeitos com o alinhamento do seu perfil e gostaríamos de convidá-lo(a) para a próxima etapa do nosso processo seletivo: uma entrevista com [Nome do Entrevistador].

Por favor, use o link abaixo para agendar a entrevista na data e horário de sua preferência: [Link para ferramenta de agendamento].

Esta entrevista será realizada em [Local/Plataforma] e terá duração de aproximadamente [Duração] minutos.

Se tiver alguma dúvida, entre em contato.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

A JPeF Consultoria oferece orientações valiosas sobre como abordar a experiência profissional durante entrevistas em seu artigo Como explicar sua experiência profissional com exemplos?.

Modelo 9: E-mail Solicitando Informações Adicionais/Documentos Antes da Entrevista

Às vezes, é necessário solicitar documentos ou informações adicionais antes da entrevista. Este modelo foca nessa necessidade.

Assunto: Informações Adicionais para Entrevista: [Nome do Candidato] - [Nome do Cargo]

Corpo do E-mail:

Prezado(a) [Nome do Candidato],

Em preparação para nossa entrevista agendada para [Data e Hora] para a posição de [Nome do Cargo], gostaríamos de solicitar algumas informações/documentos adicionais.

Para agilizar o processo, pedimos que, por favor, nos envie os seguintes itens até [Data limite]:

[Documento 1, ex: Cópia do diploma de graduação]
[Documento 2, ex: Portfólio atualizado]
[Informação 1, ex: Três referências profissionais com contato]

Você pode anexar os documentos em formato PDF nesta resposta de e-mail.

Lembramos que a entrevista ocorrerá em [Local/Plataforma] com [Nome do Entrevistador].

Agradecemos sua colaboração e estamos à disposição para quaisquer dúvidas.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Para mais modelos de comunicação em outras etapas do processo, confira os Modelos de e-mail para aprovação de candidatos da JPeF Consultoria.

Modelo 10: E-mail de Agendamento para Entrevista em Painel/Grupo

Em entrevistas com vários entrevistadores ou em grupo, a comunicação deve preparar o candidato para essa dinâmica.

Assunto: Convite para Entrevista em Painel: [Nome do Cargo] na [Nome da Empresa]

Corpo do E-mail:

Olá [Nome do Candidato],

Agradecemos o seu interesse na vaga de [Nome do Cargo] e gostaríamos de convidá-lo(a) para a próxima etapa do nosso processo seletivo: uma entrevista em painel.

Esta entrevista contará com a presença de vários membros da nossa equipe, incluindo [Nome do Entrevistador 1] ([Cargo 1]) e [Nome do Entrevistador 2] ([Cargo 2]). O objetivo é avaliar diferentes competências e garantir um alinhamento completo com a cultura da nossa empresa.

Detalhes do agendamento:

Data: [Data]
Hora: [Hora]
Local/Plataforma: [Endereço ou Link da reunião]
Duração Estimada: [Ex: 1 hora]

Por favor, prepare-se para apresentar brevemente suas experiências mais relevantes para a função.

Confirme sua disponibilidade até [Data limite]. Caso não possa comparecer, por favor, nos informe para que possamos buscar alternativas.

Estamos ansiosos para aprofundar nossa conversa.

Atenciosamente,

[Seu Nome]
[Seu Cargo]
[Nome da Empresa]
[Informações de Contato]

Melhores Práticas na Comunicação com Candidatos

Além dos modelos, é essencial seguir algumas práticas recomendadas para garantir uma experiência positiva para o candidato:

Assunto Claro e Profissional: O assunto do e-mail é sua primeira impressão e deve indicar imediatamente o propósito da mensagem, como "Convite para Entrevista: Analista de Marketing".
Linguagem Formal, mas Acolhedora: Equilibre o profissionalismo com um tom amigável e acessível. Evite gírias e abreviações excessivas.
Revisão Cuidadosa: Sempre verifique ortografia, gramática e pontuação antes de enviar. Erros podem prejudicar a imagem profissional da empresa.
Respostas Rápidas: Recrutadores geralmente têm pressa para preencher vagas e esperam respostas rápidas. Tente responder aos candidatos, e espere que eles respondam, no prazo máximo de 24 horas úteis.
Informações Completas: Garanta que o e-mail contenha todas as informações necessárias para evitar confusão ou a necessidade de trocas de e-mails adicionais para esclarecimentos.
Acompanhamento: Se não receber uma resposta em tempo hábil, um e-mail de acompanhamento pode ser apropriado.

A JPeF Consultoria oferece mais dicas sobre como se comunicar com eficácia no processo seletivo em seu artigo Como Enviar Currículo por E-mail.

Dominar a arte de agendar entrevistas por e-mail é uma habilidade crucial para profissionais de RH e gestores. Utilizando esses modelos e seguindo as melhores práticas, você pode garantir um processo de recrutamento mais fluido, profissional e com uma excelente experiência para o candidato.

Para soluções personalizadas em recursos humanos e recrutamento e seleção, entre em contato com a equipe de especialistas da JPeF Consultoria.

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